وبلاگ تخصصی مهندسی صنایع

موضوع اين بحث مقاله سيستم اطلاعات مديريت مي باشد سيستم اطلاعت مديريت به معني مديريت برپايه اطلاعات مي باشد همانطور كه مي دانيم براي مديريت درقرن 21 نمي دانيم از دوعامل چشم پوشي كنيم:
1-استراتژي رقابت؛ و 2-كاهش هزينه ها، كه خوديك سياست رقابت صادراتي مي باشد.براي لحاظ كردن اين دواستراتژي به كاربردن سيستم هاي اطلاعات مبني برفن آوريهاي اطلاعت وارتباطات ضروري مي نمايد.
مديران امروز، باانبوهي اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتي كه به عنوان داده هاي سيستم بايستي پردازش گرديده وقابل فهم وتميرو نگهداري وبازيابي گردد. از طرف ديگرسيستم هاي مديريت وابزارهاي كنترل درطول زمان تغييرات زيادي پيدا كرده اند اين تغييرات رامي توان درچهارزمينه كلي عنوان كرد:1-كنترل سنتي 2-كنترل بروكراتيك 3-كنترل كاريزماتيك 4-كنترل اينفورماتيك .
درساختاهاي سنتي فئودالي، كنترل ازطريق سنت، ادراك واعمال مي شد، مقامات كنترلي به طورسنتي وموروثي به نسلهاي بعدمنتقل مي گرديد وجامعه نيزاين نوع ساختار كنترلي راچون سنت بود مي پذيرفت وبدان گردن مي نهاد. دروضعيت كاريزماتيك، كنترل از طريق رابطه بين رهبرو پيروان اعمال مي گرديد.


اداره مجازي (Virtual office)
گفتيم كه امروزه MIS ازمفهوم اوليه خودگسترش پيداكرده كلاً به كاربرد رايانه درزمينه تجارت وموسسات درآمداست اولين پديده اي كه بعداز ورود اين نگرش به موسسه دربرخواهد دانست اتوماسيون خواهد بود كه درنهايت منجر به دفتر مجازي مي شود اولين اتوماسيون اداره (office) درفعاليتهاي دفتري ومنشي‌گري بكاربرده مي شد. بعدها نيازهاي ارتباطي مديران وديگر به كاربرندگان دانش تشخيص داده شد. درسالهاي اخير، دامنه كار اداري از مكانهاي ثابت به موقعيتهاي ازراه دورگسترش يافته است كه پيوند دراين نوع ادارات ازطريق ارتباطات داده ها صورت مي گيرد. موقعيتهاي ازراه دوركه شامل خانه ها، اتاقهاي متصل، خودروها وهرمكان ديگري كه كاركنان اداره ممكن است باشند، اداره مجازي ناميده مي‌شود. اداره مجازي براي شركتها مزايايي چون كاهش هزينه امكانات وتجهيزات يك شبكه رسمي ارتباطي، كاهش توقف كاري ويك نوع كمك اجتماعي رادارد. البته دربرابراين مزايا اشكالاتي هم دربردارد. اشكالات عمدتاً شامل كاركنان مي شوند به طوريكه آنها احساس عدم تعلق به شركت، ترس از دست رفتن شغل، وجدان كاري كمتر، وتنش خانوادگي خواهند داشت.كه البته شركتهامي توانند حلقه ارتباط خودرابا كاركنان از طريق تماسهاي تلفني مداوم، بكاربردن كنفرانس هاي تلفني، ملاقات هاي منظم هميشگي ، حفظ كرده و با اين كار اشكالات راكاهش دهند. هدف اصلي اتوماسيون اداري بدون توجه به اينكه چه كسي آن رابكارمي برد، افزايش بهره وري مي باشد. اولين كاربرد اتوماسيون اداري واژه‌پرداز بود كه روشي استاندارد توليد اسنادچاپي مانند نامه ها، يادداشتها وگزارشها بود. نامه الكترونيكي ونامه صوتي، راهكارهايي بودند كه ارتباط تلفني رابه چالش طللبيدند. درهردومورد فوق، جعبه پستي كاربران درحافظه رايانه قراردارد. تقويم الكترونيكي شخص رادرشركت براي دسترسي به تقويمهاي ملاقات ديگران براي ملاقات وجلسه با آنان ياري مي كند.كنفرانس ازراه دور از ديگر امكانات اداره مجازي مي‌باشد .سه نوع كنفرانس ازراه دور وجود دارند:كنفرانس ازراه دورصوتي، تصويري ورايانه‌اي .لازمه كنفرانسهاي صوتي دسترسي شخص به تلفن مي‌باشد. كنفرانس ويدئويي دو عنصر صوت و تصوير را با هم تركيب مي‌كند. كنفرانس رايانه‌اي مشابه نامه الكترونيكي مي باشد به جزاينكه شركت كنندگان وموضوعات آنها خيلي محدودتر هستند. فاكس يك دستگاه كپي ازراه دورمي باشد كه مي تواند با استفاده از دستگاه فاكس يا رايانه‌ها انجام شود. اگرچه فاكس يك برنامه باارزش براي اتوماسيون اداري است ولي عموميت آن از بوجودآمدن يك اداره بدون كاغذ جلوگيري مي كند. ويدئوتكست، موادمتني وگرافيكي رااز طريق حافظه رايانه قابل دسترس مي سازد. سيستم هاي تصويري مدرن برمحدوديتهاي كاغذ وذخيره ميكروفرم، بابه‌كاربردن OCR وفن‌آوريهايي ديسك فشرده غلبه كرده است. نشرروميزي برنامه كاربردي دراتوماسيون ادارات مي باشد كه توانايي توليد ارتباطات چاپي يا تصويري حرفه‌اي وتخصصي رادارد. اتوماسيون اداري مي تواند باارائه پيوندهاي ارتباطي به حل مشكل كمك نمايد. تركيب اتوماسيون اداري براي يك مدير براساس خصوصيات سازمان، سليقه هاي شخصي ومنابع قابل دسترسي شكل مي گيرد. بعضي برنامه هاي كاربردي اتوماسيون اداري، جايگزين هايي براي روشهاي ارتباطي سنتي هستند درحالي كه ديگر برنامه ها فرصتهاي جديدي راارائه مي دهند. (Mcleod 1998,393-394)


سيستم هاي پشتيباني تصميم(DSS)
همانگونه كه گفتيم سيستم هاي اطلاعات مديريت اشكالاتي دارد كه سيستم هاي پشتيباني تصميم براي رفع آنها بوجود آمده است. سيستم اطلاعات مديريت به منظورتدارك پشتيباني شخصي براي هر مديرنمي باشد. اين ضعف سيستم اطلاعات مديريت، اقداماتي راباعث شد كه منتهي به مفهوم سيستم پشتيباني تصميم گشت. سيستم پشتيباني تصميم به عنوان يك سيستم متكي بر رايانه به منظور استفاده توسط يك مدير خاص ياگروهي ازمديران درهرسطح سازماني براي اتخاذ تصميم درفرآيند حل يك مساله نيمه ساختاري، تعريف مي شود. سيستم پشتيباني خروجي به شكل گزارشات ادواري يا خاص، يا نتايج مشابه سازيهاي رياضي راايجاد مي كند. استيون. ال. آلر پس از مطالعه پنجاه وشش موسسه، شش نوع سيستم پشتيباني تصميم را شناسايي نمود. ساده ترين سيستم پشتيباني تصميم ازطريق ايجاد توانايي بازيابي عناصر داده ها از پايگاه اطلاعات به مدير كمك مي كند. پيچيده ترين سيستم پشتيباني تصميم عملاً تصميماتي رابراي مديراتخاذ مي نماييد. سيستم پشتيباني تصميم درمقابل سيستم اطلاعات مديريت: 1-فرد را حمايت مي‌كند 2-حمايت مستقيم ايجاد مي كند 3-تمام مراحل حل مساله راحمايت مي‌نمايد 4-مسائل نيمه ساختاري راحمايت مي كند 5-برپشتيباني تصميم تاكيد دارد.
مفهوم سيستم پشتيباني تصميم ،شكستهاي اوليه سيستم اطلاعات مديريت راتجربه نكرد. به احتمال قوي دليل اصلي آن، دامنه محدودترسيستم پشتيباني تصميم است. برخورد ملايم تر سيستم پشتيباني تصميم، شانس موفقيت خودراحداكثر مي كند (مك لويد 1378،444-442،440).


هوش مصنوعي سيستم هاي خبره وتأثيرآن برسيستم هاي پشتيباني تصميم
هوش مصنوعي فعاليت ايجاد توانايي درماشين هايي چون رايانه‌ها جهت به نمايش گذاردن رفتار هوشمندانه است كه درانسانها مشاهده مي شود. هوش مصنوعي نشان‌دهنده پيشرفته‌ترين كاربرد رايانه تابه امروز بود كه تلاش مي كند تابعضي انواع منطق انساني راتقليد كند. نطفه هاي هوش مصنوعي فقط دوسال پس از استقرار اولين رايانه براي استفاده دربازرگاني گذارده شد. تحقيق هوش مصنوعي ادامه يافت امابه هدفهاي محدودتر كاربردهاي رايانه، چون سيستم اطلاعات مديريت وسيستم پشتيباني تصميم منجر شد. وليكن درطي زمان پژوهش مداوم ادامه يافت تا مرزهاي استفاده ازرايانه براي اموري كه عمدتاً‌ هوش انسان راطلب مي كند، گسترش يابد. يك زير مجموعه اصلي هوش مصنوعي، سيستم هاي خبره هستند. سيستم خبره يك برنامه رايانه‌اي است كه به صورت يك انسان خبره عمل نموده واستفاده گر را درنحوه حل يك مساله راهنمايي مي كند. عمل استفاده ازيك سيستم خبره را مشورت مي نامند كه استفاده كننده باسيستم خبره براي راهنمايي مشورت مي كند.مفهوم سيستمهاي خبره براين فرض استوار است كه دانش متخصصين درحافظه رايانه ضبط ودردسترس كساني كه به كاربرد آن دانش نياز دارند قرارگيرد. يك سيستم پشتيباني تصميم شامل برنامه هايي است كه منعكس كننده چگونگي اعتقاد يك مديردرحل يك مساله مي باشد. يك سيستم خبره، ازطرف ديگر فرصتي براي تصميم گيريها پيش مي آورد كه ازقابليتهاي مدير افزونتر است .تمايز ديگر بين سيستم خبره وسيستم پشتيباني تصميم ،توانايي سيستم خبره درتوصيف نحوه استدلال جهت نيل به يك راه حل خاص است. اغلب اوقات شرح نحوه دستيابي به يك راه حل، از خودراه حل ارزشمندتر است.
داده هايي كه بوسيله برنامه هاي سيستم پشتيباني تصميم استفاده مي شود، اصولاً‌به صورت عددي بوده و برنامه ها، تأكيد براستفاده از روشهاي رياضي دارند، ليكن داده هايي كه بوسيله سيستمهاي خبره بكارمي رود نمادي تر بوده واغلب بصورت متن تشريحي مي باشند. برنامه هايي سيستم هاي خبره بربكارگيري برنامه هاي منطقي تأكيد دارند. يك مدل سيستم خبره مشتمل برچهار بخش اصلي است:1-يك موتور توسعه كه متخصص وتحليل گر سيستم ها براي ايجاد سيستم خبره بكارمي برند؛2-يك پايگاه دانش كه معلومات گردآوري شده درمورد مساله خاص موردحل رادرخودجامي دهد؛3-يك موتور استنتاج كه توانايي تفسير محتواي پايگاه دانش رافراهم مي كند؛4-يك رابط استفاده گر كه به استفاده كننده كمك نموده تابه سيستم خبره بوسيله پايانه صفحه كليد رابطه برقراركند. دوزبان برنامه نويسي ليسپ LISP) )وپرولوگ (PROLOG) برنمايش نمادين مبناي علمي بسيار مناسب است وبراي برنامه نويسي سيستم هاي خبره، مناسب مي باشند.
مزيت اصلي يك سيستم خبره، توانايي آن دربهبود عملكرد شخص مدير در يك قلمرو مساله خاص است. رايانه مي تواند دانش موردنياز براي حل مساله رابا سرعت الكترونيك بكاربرد. اين توانايي به مدير به دوشيوه بهره مي رساند: اول براي مدير امكان پذير مي سازد تابه فعاليت حل مسأله كه سابقاً‌غيرممكن بود، مبادرت نمايد. نفع دوم افزايش سرعت آن است كه مدير راازساير فعاليتها آزاد مي سازد. رايانه مانند شخص مدير داراي ايام خوب وايام بد نمي باشد. هنگامي كه استدلال كردن درداخل رايانه، برنامه نويسي مي شود، مديرمي داند كه همان فرآيند حل براي هرمساله اي دنبال خواهدشد. بااين مشخصات، سيستم هاي خبره، دومحدوديت عمده دارند: اول اينكه آنها، علم متناقض رانمي تواند كنترل نمايند دوم اينكه سيستم هاي خبره، نمي توانند مهارتهاي غيراستدلالي رابه عنوان مشخصه شخص حل كننده بكارببرند.


نتيجه
درطول مقاله شمايي كلي از سيستم هاي اطلاعاتي وبالاخص سيستم هاي اطلاعاتي مديريت ترسيم شد. همانطور كه ديديم سيستم هاي اطلاعات مديريت رامي توان ازدو ديد اخض واعم ديد. ازديد احض سيستم اطلاعات مديريت فقط همان سيستم اطلاعات است كه درخدمت مديريت است ولي درمعني اعم، به كاربرد رايانه و سيستم هاي اطلاعاتي درتجارت وتوسعه موسسات مي پردازد. درطول مقاله مشخص شد كه سيستم اطلاعات مديريت فضاي حل مساله بيشتري رانسبت به ديگركاربردها اشغال مي كند پشتيباني آن از بسيار كم تابسيار زياد درتغيير باشد ومسائلي كه پشتيباني مي كند مي تواند به دوصورت ساختاري يانيمه ساختاري باشد. ليكن بشر متوجه پشتيباني نيازهاي اطلاعات كلي درسازمان تانيازهاي فردي است. پشتيباني كه توسط سيستم پشتيباني تصميم فراهم مي شود مشابه سيستم اطلاعات مديريت مي تواند ازبسياركم تابسيار زياد درتغيير باشد. تنها درمسائل نيمه ساختاري به طورويژه كارمي كند. خصوصيتي كه آن را از سيستم اطلاعات مديريت متمايزمي سازد شيوه اي است كه درآن پشتيباني نزديكتري ازشخص مديران انجام مي شود. كاربردهايي سيستم اتوماسيون اداري با شخص مديران انطباق يافته وبه بهترين شكل براي مسائل باساختار كم كه ارتباطات غيررسمي فراوان است-وفق مي يابد. باوجود آنكه سيستم اتوماسيون اداري اطلاعات حل مساله رادراختيار قرارمي دهد، تصميم درمورد نحوه بكارگيري آن به مديران محول مي شود.
گسترش سيستم هاي اطلاعاتي باعث مي شود كه از ماهيت بروكراتيك مديريت دولتي كاسته شده وبه سمت وسوي اينفوكراسي گام بردارد. برخي از صاحبنظران براين باورند كه با تصميم فن‌آوري اطلاعات،‌مباني دموكراسي درمديريت دولتي تضعيف مي شود زيرا ماهيت فن‌آوري اطلاعاتي بيش از آنكه جهت گيري دومكراتيك داشته باشد، گرايشهاي تكنوكراتيك دارد. ازسوي ديگر عده اي براين باورند كه به كمك فن‌آوري اطلاعات ارزشهاي دموكراتيك مانند تكثرگرايي، آزادي بيان،… تقويت خواهد شد. درجهان ارتباطات ، كنترل مستقيم جاي خود رابه ابزارهاي غيرمستقيم مانند استانداردسازي، آموزش وپرورش مي‌دهد. اطلاعات مبناي قدرت است وانحصار قدرت از هرنوعش كه باشد دربلندمدت تبعات منفي خود رانمايان مي سازد، هم به جامعه زيان مي رساند وهم كل حاكميت رازيرسؤال مي ببرد. (زاهدي 1380،7-125)
پس براي اين مهارانحصار بايد به نوعي اخلاقيات معتقد بود مديريت بايد دربهره گيري از مظاهر جديد فن‌آوري‌هاي اطلاعاتي و ارتباطي بايد الزامات اخلاقي چون: 1-بهبودكيفيت خدمات دستگاههاي حكومتي؛2-اطمينان ازمحرمانه بودن اطلاعات مردم ؛و 3-دوطرفه بودن جريان اطلاعات ميان مردم وحكومت، را رعايت كند.

پانوشتها:

[1] Hamburg et al
[2] System life cycle


فهرست منابع

بهان، كيت، هولمز، ديانا.1377. آشنايي با تكنولوژي اطلاعات. ترجمه مجيد آذرخش، جعفر مهرداد. تهران: سمت.
رولي، جينفر. 1380. مباني سيستمهاي اطلاعاتي. ترجمه زهراسيف كاشاني، نجيبه افناني. تهران: سمت
زاهدي، شمس السادات 1380. فن‌آوري اطلاعات وكنترل درعصراينفوكراسي .درمجموعه مقالات دومين همايش علمي وپژوهش نظارت وبازرسي دركشور. تهران: دانشكده مديريت دانشگاه تهران، سازمان بازرسي كل كشور. 127-116.
مك لويد، ريموند. 1378. سيستم هاي اطلاعات مديريت. ترجمه مهدي جمشيديان، اكبر مهدي‌پور عطاآبادي. اصفهان: دانشگاه اصفهان؛ سازمان برنامه و بودجه استان اصفهان.
مؤمني، هوشنگ .1372. سيستم هاي اطلاعاتي مديريت MIS. تهران: اتحاد.

Curtin et al. 1998. Information technology: the breaking wave. Boston: Irvin; McGraw-Hill.
Kraft, Donald; Boyce, Bert R. 1991. Operations research for libraries and information agencies…. Sandiego: academic press.
Mcleod, Raymand.1998.Management information systems. Seventh ed. Newjersy: prentise Halم