هدفمندی برنامه در پراجکت

یکی دیگر از مشکلات رایج در برنامه ریزی، این است که داده های فراوانی را بدون هدف به برنامه اضافه می کنند.
مثلا هزینه ها، احجام کاری و نیروی انسانی را با صرف انرژی فراوان استخراج می کنند و در برنامه قرار می دهند.
ولی برای چه؟
باید برای هر داده ای که در برنامه قرار داده می شود دلیلی پذیرفتنی داشت و این کار زمانی ممکن است که اهداف برنامه ریزی و کنترل پروژه مشخص شده باشد. به عنوان مثال ممکن است سازمانی بخواهد در هر زمان بودجه لازم برای دو هفته آینده خود را بداند. در این صورت باید ابزارهای لازم برای این کار مشخص شوند، که یکی از آن ها برآوردهای هزینه فعالیت هاست.
شاید گمان کنید هر داده ای که در برنامه قرار می گیرد ممکن است روزی به کاری آید و به هر حال وجود آن ضرری ندارد. خیر، وجود داده ها ضرر دارد! هرچه داده های برنامه بیشتر باشند، برنامه پیچیده تر خواهد شد و در زمان کنترل مشکلات بیشتری ایجاد خواهد کرد.
نمونه خوبی از مشکلات ناشی از داده های بی هدف، منابع است. بسیاری از سازمان ها به اشتباه اعتقاد دارند که برنامه زمان بندی کامل و حرفه ای، برنامه ای است که منبع داشته باشد. به این خاطر عده ای گرد هم می آیند و برآوردهایی از منابع فعالیت ها تهیه و آن را در برنامه وارد می کنند. ولی کار در این حد باقی می ماند! منابعی که در برنامه وارد شده اند به شیوه ای هدفمند عملیاتی نمی شوند و در نتیجه محصولی نخواهند داشت. در قسمت های بعدی کتاب خواهید دید که وجود منبع در برنامه چه پیچیدگی ها و مشکلاتی به وجود می آورد. هر برنامه ای نیاز به منبع ندارد. باید کارشناسی خبره نیازها و امکانات را بسنجد و مشخص کند که بهتر است برنامه با منبع نوشته شود یا بدون منبع.
تمام مسایل برنامه ریزی را باید بر اساس اهداف کنترلی تعیین کرد. هیچ ماهیتی را نباید به برنامه اضافه کرد،
مگر این که کاربرد آن تعیین شده باشد و قرار باشد که در آینده عملیاتی شود.

مدل سازی پروژه

متاسفانه تصور اکثر افراد از برنامه ریزی اشتباه است. در نظر آنان برنامه زمان بندی تصویری از اجرای پروژه است
که در ابتدای کار تهیه می شود و می توان تا انتهای کار به آن نگاه کرد و تفاوت های اجرا را با آن کشف کرد.
واقعیت این است که برنامه زمان بندی مدل شبیه سازی شده پروژه است. همانطور که برای طراحی سازه از مدل های شبیه سازی شده سازه استفاده می کنند، برای مدیریت پروژه نیز از مدلی شبیه سازی شده استفاده می کنند که همان برنامه زمان بندی است.
برنامه زمان بندی ماهیتی کاملا پویا است و نباید از آن انتظار داشت که همیشه ظاهری ثابت داشته باشد. پیش از شروع کار می توان با دیدن مدل، روند کاری که برنامه ریزی شده است را فهمید. بعد از این که اجرای پروژه شروع شود، باید دایما اطلاعات واقعی را در برنامه وارد کرد. بعد از این مرحله برنامه تغییر شکل می دهد و وضعیت فعلی و آینده پروژه را نشان می دهد. این مدل تاثیر اتفاقات واقعی را بر برنامه ریزی های آینده نشان
می دهد.
شبیه سازی پروژه در قالب مدلی که برنامه زمان بندی نام دارد کارکردهای مهمی دارد که از این قرارند:

    1.   در هر زمان می توان وضعیت واقعی پروژه را به درستی ارزیابی کرد و فهمید. شاید به نظرتان

عجیب بیاید، ولی بسیاری از مدیران و کارشناسان خبره نیز نمی توانند بدون این ابزار وضعیت پروژه را
به خوبی ارزیابی کنند و فریب می خورند.

      2.  می توان برای آینده برنامه ریزی کرد. وقتی اطلاعات واقعی در برنامه وارد شوند، تاثیر آن ها بر

آینده پروژه نیز مشخص می شود. اگر وضعیت نامطلوبی در آینده مدل سازی شده پروژه دیده شود،
می توان پیش از آن که دیر شود چاره ای برایش اندیشید.
      3.  می توان راه حل یافت. یافتن راه حل برای رفع مشکلات فعلی و مشکلاتی که در آینده رخ خواهند
داد کار ساده ای نیست. مدل پروژه ابزار بسیار خوبی برای یافتن راه حل است. برنامه زمان بندی از دو
طریق به این کار کمک می کند:

•  با نشان دادن حساسیت ها، وابستگی ها، توالی ها، نیازها و سایر عوامل، به کشف سناریوهای

حل مشکل کمک می کند.

•  می توان سناریوهای حل مشکل را در برنامه وارد کرد و نتیجه آن ها را ارزیابی کرد. به این

ترتیب می توان بهترین سناریو و به عبارت دیگر بهترین راه حل را انتخاب کرد.

تقویم در MSP

در برنامه MSP تخصیص تقویم در دو بحث دنبال میشود.

بحث اول این که در MSP می توان یک تقویم را به صورت theme کلی انتخاب کرد.در این صورت تمام فعالیت های پروژه تحت تاثیر این تقویم قرار گرفته و بر اساس آن به طور خودکار برنامه ریزی می شوند.برای تنظیم این تقویم باید از منوی project گزینه project information را انتخاب می نماییم.حال از لیست کرکره ای calender تقویم مورد نظر را که میخواهیم به عنوان تقویم پیش فرض(theme) باشد را انتخاب می نماییم.

بحث دوم این که در MSP می توان به هر فعالیتی یک تقویم اختصاص دهیم.برای این کار روی فعالیت مورد نظر در نمای گانت چارت راست کلیک نموده و task information را انتخاب می نماییم.حال از کادر محاوره ای باز شده سر برگ advanced را انتخاب و از لیست کرکره ای calender تقویم مورد نظر را به منظور تخصیص به فعالیت مورد نظر برمی گزینیم.

نکته 1:فعایت هایی که به آنها تقویم اختصاص داده نشده است،از تقویم پیش فرض که در بحث اول مطرح شد استفاده می کنند.

نکته 2:نحوه نمایش تقویمی که در نمای گانت چارت استفاده می شود هیچ تاثیری در برنامه ریزی فعالیت ها نداشته و صرفاً جنبه نمایشی دارد.(یعنی طول زمان فعایت ها تابعی از نحوه نمایش تقویم در نمای گانت چارت نمی باشد)