وبلاگ تخصصی مهندسی صنایع

 تشکیل یک بانک اطلاعاتی: 
پس از شروع اکسس پنجره زیر برای شما نمایان خواهد شد.
اکنون می‌توانید یا یک بانک اطلاعاتی خالی تشکیل دهید و یا توسط ویزارد بانک اطلاعات از یک الگوی بانک اطلاعات بهره‌مند شوید. در الگوهای موجود، ساختارهایی را خواهید یافت که در کارهای روزمره بیشتر از بقیه مورد استفاده قرار می‌گیرند. از آنجا که هدف از این دوره، یادگیری است پس به توضیحی در مورد بانک اطلاعاتی شخصی و نه الگوها می‌پردازیم.
۲-۱) اسم بانک اطلاعات:
پس از انتخاب گزینه مربوطه به تشکیل یک بانک اطلاعاتی خالی می‌توانید در پنجره باز شده در پایین نامی را برای آن انتخاب کنید.
پس از تشکیل بانک اطلاعاتی راهی به منوی مرکزی اکسس برای شما باز خواهد شد. هم اکنون می‌توانید کار جدول گذاری در این بانک اطلاعاتی را شروع کنید.
۱-۳) تشکیل جدول:
در بخش جدول، گزینه جدید را فراخوانی کنید سپس از بین انواع جدول یکی را انتخاب کنید.
● توضیح انواع جدول:
در بخش مربوط به انتخاب جدول پنج گزینه در اختیار شما قرار داده می‌شود.
▪ تصویر برگه اطلاعاتی : (Datasheet View)
در صورت انتخاب این گزینه، اسامی فیلدها به طور اتوماتیک از طرف اکسس به آنها داده می‌شود برای مثال: «فیلد یک» شما می‌توانید به سرعت ، جملاتی را در جدول وارد کرده و جدول را ثبت کنید. البته بهتر است که از اینگونه جدول‌سازی تنها برای آزمایش استفاده کنید، چرا که اسامی فیلدها با انتخاب خود اکسس داده می‌شوند و در بیشتر اوقات هم خصوصیات فیلدها با آن چیزی که ما می‌خواهیم تفاوت دارند.
▪ تصویر چهارچوب:
گزینه تصویر چهارچوب بهترین راه برای جدول‌سازی است. در این گزینه می‌توانید تمامی تنظیمات جدول و فیلدهای آنرا شخصا به دست گیرید.
▪ ویزارد جدول
ویزارد جدول دارای الگوهایی می‌باشد که در زندگی روزمره زیاد به کار می‌رود. از این گزینه می‌توانید جداول و یا حتی فیلدهای تکی را بگیرید.
▪ وارد کردن جدول
با این عملکرد می‌توانید بانک‌های اطلاعاتی و یا برنامه‌های دیگر را مشاهده و از آنها جداولی را به بانک اطلاعاتی خود اضافه کنید.
▪ پیوند جدول
با کمک این عملکرد می‌توانید پیوندی را با جداولی از بانک‌های اطلاعاتی دیگر درست کنید.
این به آن معنی است که اطلاعات جدول خارجی در بانک اطلاعاتی جدید نمی‌آیند بلکه تنها ارتباطی با سرچشمه اطلاعات برقرار می‌شود.
گزینه تصویر چهارچوب (Design View) را بر گزینید و با OK تصمیم خود را تایید کنید.
۱ـ۴) تنظیم فیلدها و خصوصیاتشان:
▪ Field Name:
اسم فیلد یک فیلد اطلاعاتی را در یک جدول نام‌گذاری و مشخص می‌کند. البته در انتخاب اسم باید مواظب باشید تا قدرت بیان محتویات توسط اسم کامل باشد.
▪ نوع دیتا:
این بخش مشخص می‌کند که چه نوع اطلاعاتی می‌توانند در یک فیلد ذخیره شوند.
با انتخاب یکی از گزینه‌ها جدولی به سمت پایین، برای شما ظاهر خواهد شد که به شما کمک خواهد کرد تا بدانید که از چه نوع اطلاعاتی می‌توانید استفاده کنید. انتخاب صحیح گزینه گفته شده، برای کار درست با هر بخشی بسیار مهم می‌باشد. مثلا اگر به فیلد قیمت، نوع متنی را اضافه کنید، دیگر قیمت‌ها نه به عنوان اعداد، بلکه به عنوان متن ثبت خواهند شد.
در ارزشیابی‌هایی که در آخر انجام می‌دهید گر چه محتوای فیلد نشان داده می‌شود ولی دیگر هیچ عملیات محاسباتی را را آنها نمی‌توانید انجام دهید.
▪ Description:
بخش Description برای توضیحات اسامی فیلدها به کار می‌رود. در این بخش می توانید عملکرد یا معنی اسم فیلد را توضیح دهید و با این کار حتی پس از مدت‌های طولانی نیز خواهید فهمید که این فیلد برای چه کاری بوده است.
▪ Field Properties:
پس از اینکه اسم فیلد را انتخاب کردید می‌توانید در پنجره پایینی Design View خصوصیات دیگری را برای فیلد اطلاعات انتخاب و تنظیم کنید. اگر می‌خواهید که در مورد هر کدام از ویژگی‌ها، اطلاعاتی را بدست آورید، تنها یکبار بر روی سطری که در آن ویژگی مورد نظر شما قرار دارد کلیک کنید سپس خواهید دید که در پنجره سمت راست توضیحات کوچکی داده شده است.
تمرین ۱) تشکیل بانک اطلاعاتی با جدول
یک بانک اطلاعاتی به نام سفارش را درست کنید. سپس جدول جدیدی را با نام "مشخصات مشتری" به آن اضافه کنید.
تمرین ۲) وارد کردن جدول از بانک اطلاعاتی خارجی
در این تمرین باید چند جدول را از بانک اطلاعاتی Losungen.mdb به بانک اطلاعاتی سفارش بیاورید.
یعنی این جدول‌ها ازمکان گفته شده کپی می‌شوند و به بانک اطلاعاتی شما اضافه می‌شوند. برای اینکار ابتدا بانک اطلاعاتی "Losungen.mdb" را باز کنید و کارهای زیر را انجام دهید:
- بانک اطلاعاتی سفارش را باز کنید.
- با دکمه راست موش بخش "Tables" را انتخاب کنید ودستور "import" را برگزینید.
- سپس می‌توانید بانک اطلاعاتی را که می‌خواهید از آن، جدول خود را بیاورید، انتخاب کنید. بانک اطلاعاتی "Losungen.mdb" را انتخاب کنید و دکمه "import" را فشار دهید.
- پنجره بعدی می‌توانید جدولی را که می‌خواهید به بانک اطلاعاتی "سفارش" اضافه شود را انتخاب کنید. لطفا جدول‌های زیر را انتخاب کنید:
مشخصات کالا : Artikelstamm
سفارشات: Bestellungen
فروشندگان جدید: Neue Verhank
سپس با کمک OK کار خود را تایید کنید. به همین وجه نیز می‌توانید نظر سنجی‌ها، نمودارها، ... را از یک بانک اطلاعاتی به دیگری وارد کنید. برای این کار باید بخش مربوط به قسمت مورد نظر شما مثلا بخش Forms یا Reports را برگزینید.
● وارد کردن اطلاعات و تشکیل Index
۱-۲) منظور از INDEX چیست؟
با کلیک کردن دکمه می‌توانید یک فیلد یا گروهی از فیلدها را Index گذاری کنید. در هنگام Index گذاری، یک جدول جدید که برای کاربر نیز قابل دید نیست ساخته می‌شود که بنا به خصوصیات گفته شده دسته‌بندی شده است. در این Index در هنگام عملیات دسته‌بندی و مرتب کردن دست برده می‌شود. پس می‌توان گفت که در این صورت Index بیشتر برای سرعت بخشیدن به بعضی از روندها وجود دارد. در بیشتر اوقات Index‌ها به عنوان کلید در نظر گرفته می‌شوند.
۲-۲) استفاده از Index‌ها:
▪ چه زمانی باید از Index استفاده شود؟
از Index‌ها در فیلدهایی باید استفاده کنید که بیشتر اوقات دنبال اعداد یا اطلاعاتی در آنها می‌گردید یا می‌خواهید آنها را دسته‌بندی کنید. یکی از نقش‌های اصلی Index‌ها در پیوند جداول با سوالات است. درست عمل کردن Index‌ها برای سرعت سوالات بسیار مهم است.
▪ چه زمانی نباید از یک Index استفاده کرد؟
اگر فیلد‌هایی دارید که محتوای آنها مرتبا تغییر می‌کند، بهتر است که از Index استفاده نکنید، چرا که در هر تغییر Index هم یکبار Refresh می‌شود. «در این میان زمان شماست که از بین می‌رود».
۲-۳) چه نوع کلید‌هایی وجود دارند؟
- کلید اولیه
کلید اولیه، کلیه خاصی است که استفاده می‌شود تا هر جمله اطلاعاتی را در جدول به راحتی شناسایی کند. یعنی در فیلدی که دارای کلید اولیه می‌باشد، داده تنها یکبار داده می‌شود و کپی کردن از روی آن یا استفاده مجدد از آن ممکن نیست.
▪ خصوصیات یک کلید اولیه:
- یک کلید اولیه به شما این امکان را می‌دهد که کلیدی تشکیل شده از دو یا چند فیلد اطلاعاتی را تشکیل دهید.
- یک کلید اولیه همیشه واضح است.
- یک فیلد که با کلید اولیه نشانه‌گذاری شده است، در اکسس در بعضی از روندهای مشخص، به عنوان ارزش یا داده پیشنهادی استفاده می‌شود.
▪ درست کردن کلید اولیه:
برای این کار فیلدهای مورد نظر را علامت بزنید و با دکمه راست ماوس یکبار کلیک کنید و سپس از منو دستور "Primary Key" را انتخاب کنید.
▪ کلید ثانویه:
کلیدهای ثانویه یا همان Secondary Keys کلیدهای واضحی نمی‌باشند. آنها تنها واردکردن یک یا چند داده یکسان را در یک فیلد اطلاعاتی ممکن می‌سازند.
Index در چند فیلد:
برای مثال اگر شما در اسامی فامیل، اسامی معمولی را نیز می خواهید Index کنید. باید از Index در چند فیلد استفاده کنید. برای این کار گزینه "indexes" را انتخاب کنید. پس در این مثال به فیلد مربوط به اسم فامیل، یک اسم Index بدهید و نحوه ترتیبی Sort کردن را مشخص کنید. در خط بعدی تنها اسم فیلد و ترتیب Sort را وارد کنید و اینگونه یک Index در چند فیلد تشکیل شده است.
۲-۴) وارد کردن اطلاعات:
- بازکردن جدول:
شما می‌توانید پس از تشکیل یک جدول اطلاعاتی را در آن وارد کنید. برای این کار بخش "Tables" را برگزینید ، سپس جدولی را انتخاب کنید و دوبار روی آن کلیک کنید.
- چهارچوب صفحه:
با انجام مرحله قبلی جدول انتخابی را در صفحه خواهید دید.
در چهارچوب اصلی، ابتدای هر ستون اسم فیلد را مشخص می‌کند و سطرها، جملات اطلاعاتی را می‌سازند.
جدول باز شده از ابتدا دارای یک سطر می‌باشد. این سطر که بعدا توسط خود اکسس با یک ستاره کوچک علامت‌گذاری می‌شود، نمایانگر یک رکورد اطلاعاتی جدید است چرا که به محض اینکه در این رکورد اطلاعاتی چیزی بنویسید، رکورد جدیدی تشکیل می‌شود. اطلاعات داده شده پس از هر بار ترک جدول ثبت می‌شوند.
۲-۵) حرکت درون جدول:
- پرش به فیلد بعدی
توسط فشار دادن دکمه شما به فیلد بعدی خواهید رفت.
- دکمه‌های مسیریاب:
توسط کلیک کردن دکمه‌های نشان داده شده در زیر می‌تواند در جدول حرکت کنید:
▪ عملکرد:
ـ پرش به اولین رکورد
ـ رفتن یک رکورد به عقب
ـ رفتن یک رکورد به جلو
ـ پرش به آخرین رکورد اطلاعاتی
ـ وارد کردن رکورد جدید
- پرش مستقیم به یک رکورد اطلاعاتی خاص:
اگر می‌خواهید که مستقیما به یک رکورد اطلاعاتی بروید، شماره رکورد را در فیلد بین دکمه‌های مسیریاب وارد کنید.
▪ پاک کردن جدول:
هر جدولی را می‌توانید پاک کنید. برای اینکار روی جدول مورد نظر کلید سمت را بزنید و از منو، گزینه Delete را انتخاب کنید و دکمه را فشار دهید. پس از تایید کردن سوال امنیتی جدول برای همیشه پاک می‌شود.
۲-۶) قالب جدول:
- تغییر قالب جدول:
با کمک گزینه "Format" می‌توانید قالب جدول را تغییر دهید. هنگام بستن جدول از شما سوال می‌شود که آیا تغییر قالب ثبت شود یا نه.
- مخفی یا آشکار کردن ستون:
ستون مورد نظر را علامت بزنید و در منوی "Format" دستور Hide Columns را بر گزینید. در این صورت ستون مورد نظر شما حذف می‌شود، بر عکس این عمل را می‌توانید با دستور Unhide Columns انجام دهید.
۲-۷) تغییر تنظیمات استاندارد:
- درست کردن ستون‌ها:
شما می‌توانید یک یا چند ستون را از صفحه مشخص کنید، یعنی این ستون‌ها مرتبا در لبه چپ جدول قابل مشاهده هستید. برای اینکار ستون مورد نظر را انتخاب کنید و از منوی "Format" دستور "Freeze Columns" را برگزینید.
- از بین بردن "Freeze Columns":
برای اینکار تنها لازم است که در منوی "Format" گزینه زیر را برگزینید:
"Unfreeze All Columns"
- تنظیمات استانداردی برای تصویر صفحه اطلاعات:
شما می‌توانید استانداردهای صفحه را عوض کنید برای اینکار بخش‌های زیر را انتخاب کنید.
Extras->Options->datasheet
در اینجا حتی فونت استاندارد را نیز می‌توانید تغییر دهید.
تمرین ۳) جمع آوری اطلاعات در یک جدول:
اطلاعات زیر را به جدول مشخصات مشتری "Kundenstamm" اضافه کنید.
تلفن تاریخ تولد اسم اسم فامیل شماره مشتری
کلید اولیه را برای فیلد شماره مشتری در نظر بگیرید.
۱ـ۳) کار با داده‌ها:
از قسمت Design View بیشتر برای کار با داده‌ها استفاده می‌شود. یعنی در این بخش می‌توان داده‌ها را مشاهده یا وارد کرد، تغییر داده و پاک کرد. علاوه بر اینها به شما امکان دسته‌بندی جملات داده‌ها و فیلتر کردن آنها داده می‌شود. البته این کارها تنها برای ارزشیابی موقتی به کار می‌آیند چرا که فیلتر و دسته‌بندی تنها تا موقعی باقی می‌مانند که جدول شما باز باشد. یعنی پس از بسته شدن جدول دیگر فیلتر یا دسته‌بندی موجود نخواهد بود.
برای ارزشیابی‌های طولانی مدت که می‌خواهید از آنها مرتبا استفاده کنید، می‌توانید "interrogation"، "request"، "recitation" (وابسته به نسخه) را تشکیل دهید « در این مورد در بخش بعدی توضیح خواهیم داد»
- پاکسازی جملات داده‌ها:
جدول مورد نظر را باز کنید، جمله مورد نظر را انتخاب کنید ودکمه راست ماوس را فشار دهید سپس گزینه Delete با علامت را انتخاب کنید و سوال امنیتی را با "OK" تایید کنید.
ـ جستجوی جملات داده‌ها:
نشانگر را در فیلد‌ یا ستونی که م‍ی‌خواهید جستجویش کنید تکان دهید و درباره نمادها گزینه "Find" که با عکس یک دوربین مشخص شده است ، را انتخاب کنید.
- دسته‌بندی موقتی داده‌ها:
نشانگر را در ستونی که لغت مورد جستجوی شما قرار دارد حرکت دهید. سپس از دکمه‌های زیر یکی را انتخاب کنید:
عملکرد دکمه
مرتب کردن صعودی
مرتب کردن نزولی
فراموش نکنید که این مرتب کردن تنها تا زمانی فعال است که برگه شما باز باشد.
۳ـ۳) فیلتر کردن جملات داده‌ها:
فیلترکردن یعنی دستچین کردن جملات داده‌ها از یک جدول با توجه به معیارهای موجود. در اکسس سه نوع فیلتر در اختیار شما قرار می‌گیرند.
۱) فیلتر بر پایه انتخاب:
این گزینه ، جملات داده‌ها را بر اساس جدیدتریت انتخاب فیلتر می‌کند. برای این کار می‌توانید قسمتی از متن و یا کل آن را انتخاب کنید و دکمه نشان داده شده در تیتر را کلیک کنید.
۲) فیلتر بر پایه تکمیل:
این گزینه امکان دادن بیش از یک معیار را به شما می‌دهد. معیارهای شما می‌توانند با عملگرهای منطقی مانند "and" و "or" تکمیل شوند برای این کار ابتدا دکمه نشان داده شده در تیتر مطلب را فشار دهید. سپس می‌توانید در هر ستون یا یک محتوای Field را انتخاب کنید و یا معیاری را اضافه کنید. قبل از معیار می توانید از عملگرهای منطقی دیگری مانند "<" یا ">" نیز استفاده کنید.
۳) فیلتر مخصوص:
این گزینه اجازه انواع فیلتر یا دسته‌بندی را می‌دهد. معیارهای مورد نظر مانند یک interrogaton یا request یا recitation در بخش Design View می‌توانند داده شوند. پس از اینکه یک نوع خاص از فیلتر را انتخاب کردید می توانید توسط کلیک کردن دکمه زیر عمل فیلتر را فعال و یا غیرفعال کنید:
۳ـ۳) ثبت فیلتر به عنوان یک وابسته به نسخه ( ۱. interrogation و ۲. request و ۳. recitation ثبت فیلتر مخصوص به عنوان یک
تمرین ۴) فیلتر کردن جملات داده‌ها
جدول سفارش را باز کنید.
در این جدول باید تنها سفارشاتی نشان داده شود که در آنها شماره مشتری ۸۰۰ وجود دارد.
برای اینکار نشانگر را به یکی از فیلدها که ۸۰۰ در آن دیده می‌شود. حرکت دهید و سپس دکمه را فشار دهید.
حال باید تنها سفارشاتی نشان داده شوند که توسط فروشنده شماره یک انجام شده‌اند و به مشتری با شماره ۸۰۰ مربوطند. در این قسمت باید از عملگر منطقی &#۰۳۹;and" استفاده کنید. برای این کار دکمه را کلیک کنید. سپس شماره مشتری که ۸۰۰ می‌باشد و در همان سطر نیز فروشنده شماره یک را برگزینید. فیلتر را فعال کنید « برای این کار علامت را کلیک کنید. برای جواب تمرینات به loesungen.access مراجعه کنید